Categoria: Correio Eletrónico (E-mail)

O correio eletrónico (e-mail) é atualmente uma das ferramentas informáticas mais importantes, neste artigo vamos abordar alguns aspetos básicos de como realizar cópias de segurança (backup); em especial, no que diz respeito ao seu cliente mais usado, o Microsoft Outlook (para mais informação consultar Microsoft Outlook).

De referir que atualmente a maior parte das pessoas, usa um browser (como o Microsoft Edge, o Google Chrome, ou o Mozilla Firefox), para ler o correio eletrónico (e-mail) diretamente no ISP (Internet Service Provider), normalmente designa-se a este tipo de acesso ao correio eletrónico (e-mail), acesso por WebMail (um bom exemplo, é o Google G-Mail, usando o browser Google Chrome), sobre realizar cópias de segurança (backup) do correio eletrónico (e-mail) nestes casos, ficará para outro artigo.

Em ambiente empresarial, sendo necessárias outras funcionalidades e um maior grau de sofisticação, usa-se aquilo a que se designa por cliente de correio eletrónico (e-mail), sendo seguramente o mais usado o Microsoft Outlook, mesmo em plataformas, como o Apple Mac.

Para ler o correio eletrónico (e-mail), com o cliente Microsoft Outlook, num computador, usando o protocolo POP3 (Post Office Protocol), o cliente descarrega o correio eletrónico (e-mail) para o dispositivo local (seja ele um computador, tablet ou mobile) e vai armazená-lo num (ou vários) ficheiro(s) local(ais), com extensão .PST (Personal Storage Table).
O formato de ficheiro .PST (Personal Storage Table), é proprietário da Microsoft e permite guardar toda a informação do correio eletrónico (e-mail) e os seus anexos, num dispositivo localmente. O formato anterior (.PST) permite uma fácil criação de cópias de segurança, fácil portabilidade e facilidade de arquivamento, de forma muito eficaz (para mais informação pode ler o artigo Introduction to Outlook Data Files (.pst and .ost).

Para ler o correio eletrónico (e-mail), com o cliente Microsoft Outlook, num computador, usando o protocolo IMAP (Internet Message Access Protocol), o cliente descarrega uma cópia do correio eletrónico (e-mail) para o dispositivo local e mantém a informação original no servidor do fornecedor do serviço (seja ele um computador, tablet ou mobile) e vai também armazená-lo num (ou vários) ficheiro(s) local(ais), com extensão .OST (Outlook Data Files).
Para leitura\envio, do correio eletrónico (e-mail), usando o cliente Microsoft Outlook e servidores Microsoft Exchange Server, pode usado um conjunto de protocolos proprietários da Microsoft (o protocolo original mais importante, era o MAPI (Messaging Application Programming Interface) que permitem ainda um conjunto de funcionalidades alargadas, como partilha de calendários, diretórios partilhados (Public Folders) e muitas outras funcionalidades.
Para guardar localmente a informação, do correio eletrónico (e-mail), usando o cliente Microsoft Outlook, com um Microsoft Exchange Server (local, ou remoto), usa também o formato proprietário de ficheiros, com a extensão .OST (Outlook Data Files) que permite guardar toda a informação do correio eletrónico (e-mail) e os seus anexos, num dispositivo localmente (sendo neste caso, uma cópia, ou imagem do que existe no servidor). Por exemplo, o Outlook 365 e Outlook.com, guardam a sua informação (Offline), em Outlook Data Files (ou ficheiros .OST).

Neste artigo, focamo-nos essencialmente nos ficheiros com a extensão .PST (Personal Storage Table) que permitem guardar toda a informação do correio eletrónico (e-mail) e os seus anexos, num dispositivo localmente; são de fácil cópia (backup), bastando para tal fechar o cliente Microsoft Outlook e copiá-los para qualquer suporte externo (como por exemplo, um disco externo USB); ou alternativamente utilizar a rotina de exportação para ficheiro .PST, para mais informação pode consultar Back up your email, neste caso dentro do Microsoft Outlook (e sem o fechar). Os ficheiros podem ser transportados, copiados e depois abertos, em qualquer computador que possua o Microsoft Outlook.

Contudo antes de copiar os ficheiros com a extensão .PST (Personal Storage Table), é altamente aconselhável a sua compactação (redução de dimensão), de forma a tornar mais rápida a sua cópia, aconselha-se que os ficheiros referidos, não ultrapassem os 4 GB individualmente, ou na pior das hipóteses 8 GB, valores superiores tornam mais demorada a cópia, aumentam a probabilidade de corrupção e perca de dados. Para proceder à redução da dimensão dos ficheiros .PST pode consultar Reduce the size of your mailbox and Outlook Data Files (.pst and .ost).

A Dataframe possui o utilitário BOPF.EXE, designado por BOPF – Backup Outlook PST Files que realiza a cópia de segurança (backup) de todos ficheiros de dados de Outlook existentes num computador, com extensão .PST; tendo entre outras particularidades, a capacidade de localizar todos os ficheiros que sejam usados pelo Microsoft em qualquer partição desse computador, assim como localizá-los nos diversos perfis de Microsoft Outlook utilizados (para mais informação pode consultar Create an Outlook profile). O referido utilitário, é de uso totalmente gratuito para os nossos clientes, caso pretenda usá-lo contacte-nos.

Por fim, os ficheiros com extensão .OST (Outlook Data Files) são muito particulares e caso pretendamos fazer cópias de segurança (backup) dos mesmos, normalmente o processo mais simples, é criar ficheiros .PST (dentro do Outlook) e fazer uma cópia do conteúdo dos ficheiros .OST, para ficheiros .PST e depois fazer cópias dos ficheiros .PST, como referido anteriormente. Para saber criar ficheiros .PST pode consultar o artigo seguinte Create an Outlook Data File (.pst) to save your information.

Para conseguir localizar facilmente, os ficheiros do Microsoft Outlook (.pst and .ost), pode por exemplo consultar o vídeo How To Find Outlook Data Files Location (.pst and .ost) Windows 10 || Microsoft Outlook.

O presente artigo, é dedicado aos nossos clientes (e amigos) da Brandir, especialistas em Marketing que a todos aproveitamos para recomendar.

Para qualquer questão adicional, contacte-nos; a Dataframe tem profissionais certificados e com largos anos de experiência. A Dataframe tem técnicos habilitados e certificados em Microsoft 365 (anteriormente Office 365) e Microsoft Azure, estando habilitada a comercializar e a implementar a mais recentes soluções de Office, na nuvem (Cloud).

Pode também consultar, os nosso artigos anteriores (sugere-se a ordem de leitura abaixo):

O Microsoft Outlook e alguns conceitos básicos de correio eletrónico (e-mail) Parte I

O Microsoft Outlook e mais alguns conceitos básicos de correio eletrónico (e-mail) Parte II

Pode também consultar, caso pretenda aprofundar os seus conhecimentos nesta área, o(s) seguinte(s) artigo(s):

How to manage .pst files in Microsoft Outlook

Overview of Outlook e-mail profiles

Open and close Outlook Data Files (.pst)

Data da última atualização: 27 de Novembro de 2023

Autor: Paulo Gameiro – Dataframe (General Manager)

Para garantir uma portabilidade \ mobilidade total, na leitura e envio do correio eletrónico (e-mail), quando um utilizador usa diversos dispositivos simultaneamente (por exemplo desktop, laptop, tablet e phone simultaneamente), atualmente o mais aconselhável é usar o Microsoft 365 (anteriormente Office 365)(versão na Cloud, do Microsoft Office), porque permite usar o Microsoft Exchange Online (servidores de e-mail da Microsoft) e ter uma mais fácil configuração e transparência para o utilizador, isto porque tanto a Inbox (receção de e-mail), como os Sent (envio de e-mail), na prática são um “espelho” em qualquer dos dispositivos configurados (do que estará no servidor).

A configuração acima referida, localmente não usa ficheiros com a extensão .PST (Personal Storage Table), mas com a extensão .OST (Outlook Data Files) que permitem guardar toda a informação do correio eletrónico (e-mail) e seus anexos, num dispositivo localmente (sendo neste caso, uma cópia, ou imagem do que existe no servidor; tanto nos e-mails recebidos, como nos enviados).

De referir que atualmente o Microsoft Outlook (o cliente), faz parte dos pacotes na nuvem (cloud), do Microsoft 365 (anteriormente Office 365), que possuem as versões Microsoft 365 Business Plans (Small Businesses), ver funcionalidades de “Email and Calendar” e Microsoft 365 Enterprise Plans, ver funcionalidades de “Email and Calendar”, do lado do servidor, existe sempre um Microsoft Exchange Server. Para uma informação abreviada, consulte O que é uma conta do Microsoft Exchange?. No caso da plataforma Apple MacOS, recentemente a Microsoft, disponibilizou o Microsoft Outlook gratuitamente, para mais informação pode consultar E o Windows? Microsoft tornou o Outlook gratuito para utilização no macOS.

Na maior parte dos casos (atualmente), os clientes usam um ISP (Internet Service Provider), com os servidores de correio eletrónico (e-mail), como por exemplo a AMEN (normalmente, servidores Linux) e com o Microsoft Office (versão “offline”, ou seja local; do lado do cliente), nestes casos não existe uma solução ideal, porque embora na Inbox (receção de e-mail), seja possível “dar a volta” configurando todas as máquinas com IMAP (Internet Message Access Protocol) (deixando os originais dos e-mails no servidor e não os descarregando, para nenhuma das máquinas, ou pelo menos deixando isso ao critério do utilizador; a dimensão da caixa de correio (mailbox), no ISP limita a solução), no envio Sent (envio de e-mail) os e-mails enviados só ficam mesmo, na máquina de onde são enviados (usando o protocolo SMTP (Simple Mail Transfer Protocol)). Para o envio, pode adotar-se uma solução de recurso que é enviar o correio eletrónico (e-mail), com conhecimento Cc, para si próprio.

Em resumo, sem utilizar o Microsoft 365 (anteriormente Office 365), ou seja, sem uma solução que inclua o Microsoft Outlook (do lado do cliente) e contas Microsoft Exchange Server (do lado do servidor), a solução tem sempre algumas limitações e convém o utilizador percebê-las, para saber lidar com elas. Por fim, de salientar que uma solução, com contas Microsoft Exchange Server (do lado do servidor), tem outras funcionalidades que só estarão disponíveis nesse caso.

No caso dos planos Microsoft 365 Business (e Exchange Server), existem funcionalidade adicionais, entre outras, usar um e-mail comercial personalizado (name@yourbusiness.com), alojar e administrar e-mails com uma caixa de correio de 50 GB, agendar facilmente reuniões e responder a convites usando calendários partilhados, gerir o seu calendário, partilhar horários de reunião disponíveis, agendar reuniões e receber lembretes.

A Dataframe possui certificações em Microsoft 365 (anteriormente Office 365) e Microsoft Azure, estando habilitada a comercializar e a implementar a mais recentes soluções de Office, na nuvem (Cloud).

Data da última atualização: 20 de Março de 2023

Autor: Paulo Gameiro – Dataframe (General Manager)

O correio eletrónico (e-mail) é algo que atualmente já ninguém dispensa, neste artigo vamos abordar alguns aspetos básicos, associados ao correio eletrónico (e-mail) e ao seu cliente mais usado, o Microsoft Outlook.

Na verdade, atualmente a maior parte das pessoas, usa um browser (como o Microsoft Edge, o Google Chrome, ou o Mozilla Firefox), para ler o correio eletrónico (e-mail), normalmente designa-se a este tipo de acesso ao correio eletrónico (e-mail), acesso por WebMail.

No entanto em ambiente empresarial, sendo necessárias outras funcionalidades, com um maior grau de sofisticação, normalmente usa-se aquilo a que se designa por cliente de correio eletrónico (e-mail), sendo que seguramente o mais usado é o Microsoft Outlook; mesmo em plataformas, como o Apple Mac.

Em primeiro lugar, para ler o correio eletrónico (e-mail) com um cliente (como o Microsoft Outlook, ou outro), num computador; a partir do servidor onde se encontra alojado o servidor de correio eletrónico (e-mail), seja um servidor local, ou remoto e independentemente do sistema operativo do servidor (seja ele Microsoft Windows Server, Linux ou outro), necessitamos de um conjunto de regras (protocolos) que nos permitam ler e enviar, o correio eletrónico (e-mail).

Para leitura, do correio eletrónico (e-mail), normalmente são usados essencialmente dois protocolos, o POP3 (Post Office Protocol) e o IMAP (Internet Message Access Protocol); a grande diferença entre os dois, de forma muito resumida, é que o primeiro descarrega o correio eletrónico (e-mail) para o dispositivo local (seja ele um computador, tablet ou mobile) e o segundo cria uma cópia local no dispositivo e mantém a informação original no servidor.

Para envio, do correio eletrónico (e-mail), normalmente é usado o protocolo SMTP (Simple Mail Transfer Protocol), para permitir enviar o correio eletrónico (e-mail), do dispositivo local, para o servidor remoto.

Para leitura\envio, do correio eletrónico (e-mail), usando o cliente Microsoft Outlook e servidores Microsoft Exchange Server, pode usado um conjunto de protocolos proprietários (o protocolo original mais importante, era o MAPI (Messaging Application Programming Interface)) da Microsoft que permitem ainda um conjunto de funcionalidades alargadas, como partilha de calendários, diretórios partilhados (Public Folders) e muitas outras funcionalidades.

Para guardar localmente a informação, do correio eletrónico (e-mail), usando o cliente Microsoft Outlook (com os protocolos POP e SMTP), a Microsoft desenvolveu um formato proprietário de ficheiro, com a extensão .PST (Personal Storage Table) que permite guardar toda a informação do correio eletrónico (e-mail) e seus anexos, num dispositivo localmente. O formato anterior (.PST) permite uma fácil criação de cópias de segurança, fácil portabilidade e facilidade de arquivamento, de forma muito eficaz.

Para guardar localmente a informação, do correio eletrónico (e-mail), usando o cliente Microsoft Outlook (com um Microsoft Exchange Server local, ou remoto), a Microsoft desenvolveu um formato proprietário de ficheiro, com a extensão .OST (Outlook Data Files) que permite guardar toda a informação do correio eletrónico (e-mail) e seus anexos, num dispositivo localmente (sendo neste caso, uma cópia, ou imagem do que existe no servidor). Por exemplo, o Outlook 365, Exchange Server, IMAP e Outlook.com guardam a sua informação, em (Offline) Outlook Data Files (ou ficheiros .OST).

De referir que atualmente o Microsoft Outlook, faz parte dos pacotes na nuvem (cloud), do Microsoft 365 (anteriormente Office 365), que possuem as versões Microsoft 365 Business Plans (Small Businesses) e Microsoft 365 Enterprise Plans.

A Dataframe possui certificações em Microsoft 365 (anteriormente Office 365) e Microsoft Azure, estando habilitada a comercializar e a implementar a mais recentes soluções de Office, na nuvem (Cloud).

Data da última atualização: 6 de Março de 2023

Autor: Paulo Gameiro – Dataframe (General Manager)